Werkwijze van Audio

Tijdens en ter voorbereiding van een audit doorlopen we standaard volgende stappen:

Van voorstel tot planning van de audit (jaarlijks)

Audio formuleert een voorstel voor de auditplanning voor een periode van drie jaar op basis van een risico-analyse (uitgevoerd door Audio, het lid of bv. Agentschap Audit Vlaanderen).
Het lid (management / auditcomité) bespreekt het voorstel en bevestigt de planning of formuleert een duidelijke motivatie bij een afwijking van het voorstel van Audio.

Audio stemt af met het lid inzake doelstellingen van de audit en vraagt kerngetallen en relevante informatie op.
Audio doet het nodige voorbereidings- en evt. studiewerk en maakt een werkprogramma op.
Audio bezorgt het management van het lid een voorstel via een basisnota met doel, aanpak, essentiële vragen en budget van de audit.
Het management van het lid bespreekt het voorstel en formuleert feedback.
Audio past de basisnota evt. aan en bezorgt de gevalideerde basisnota aan de voorzitter van het auditcomité.
Audio en het lid maken afspraken inzake concrete timing van de audit.
De verantwoordelijken binnen het bestuur bezorgen Audio de benodigde informatie teneinde de audit efficiënt te kunnen laten verlopen.

Startvergadering
Eerste bezoek aan bestuur: voorstelling van Audio, toelichting opdracht, werkwijze, vragen en antwoorden
Bij alle audits: toelichting doelstelling audit, praktische afspraken en timing, overmaken relevante informatie/documenten, vraag & antwoord
Op de startvergadering nodigen we de belangrijkste geauditeerden en de voorzitter van het auditcomité uit.
Audio voert het onderzoekswerk op basis van het werkdossier d.m.v. documentenonderzoek, bevragingen en evt. controles
Audio werkt ter plaatse reeds grotendeels het ontwerpverslag.
Korte debriefing aan algemeen directeur en evt. belangrijkste betrokkenen

Het ontwerpverslag is een werkdocument voor het management met de belangrijkste vaststellingen en aanbevelingen van de audit.
Het bestaat uit een managementsamenvatting, een deel met toelichting bij de belangrijkste vaststellingen en aanbevelingen en een bijlage met een opvolgingstabel voor de aanbevelingen.
Audio bezorgt het ontwerpverslag binnen de twee weken na de debriefing (laatste dag van de auditwerkzaamheden).

Op deze werkvergadering brengt Audio de belangrijkste vaststellingen en aanbevelingen naar voor. Tevens trachten we samen met de verantwoordelijken een eerste aanzet te maken voor een actieplan.
Het management valideert de bevindingen en aanbevelingen.
De slotvergadering vindt plaats binnen de twee weken na verzending van het ontwerpverslag.

Audio bezorgt het verslag binnen de twee weken na bespreking op de slotvergadering aan het management en de leden van het auditcomité.
Het verslag bevat de gevalideerde bevindingen en aanbevelingen.

Het auditcomité bespreekt de bevindingen n.a.v. de audit.
Het management van het lid bezorgt Audio (bij voorkeur) binnen de maand na ontvangst van verslag een antwoord op de aanbevelingen aan de hand van de opvolgingstabel.
Het lid geeft een antwoord op onderstaande vragen aan de hand van de opvolgingstabel
1. Gaan de verantwoordelijken akkoord met de vaststellingen?
2. Welk belang kent het bestuur toe aan de aanbevelingen?
3. Welk actieplan koppelt het lid aan de aanbevelingen (wie-wat-wanneer)?
Toelichting door Audio

Na een bepaalde periode (timing afhankelijk van aard en hoeveelheid aanbevelingen) voorzien we een opvolgaudit voor de uitgevoerde audit. De voorgestelde timing nemen we op in het verslag.
Bij een opvolgaudit maken we kort een stand van zaken op bij de eerder uitgevoerde audit. Na een passende periode om de verbeteracties te realiseren, gaat Audio na of de verbeteracties (en de mate waarin ze gerealiseerd zijn) geleid hebben tot effectieve verandering, zoals bedoeld (verhoogde efficiëntie, verlaagd risico enz.).
Het opvolgen van de audits is een vereiste van het Instituut van de Interne Auditors en ook Agentschap Audit Vlaanderen dringt hier sterk op aan.
De kost voor de opvolgaudit is opgenomen in het initiële budget van de audit.